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采購成本降低的策略與方法

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一、采購成本降低受到重視的原因
由于近年來受到全球金融風暴的影響,國內籠罩在外貿出口衰退的陰影下,根據經濟部最新完成,于八七年七月份公布的一項調查"制造業經營實況分析"結果發現,在制造業中有高達百分之六十三點四九的業者認為,市場競爭激烈是經營上所面臨最大的困難,其次依序為匯率變動不穩,工資太高,基層勞力不足,市場需求停滯以及管理及技術人才不足。

由此可見,企業在面臨國際間日益激烈的競爭,產品生產周期逐漸地縮短,消費者的產品需求多樣化,以及產品技術層次不斷提升的壓低下,如無法有效的開源,節流則成為企業因應變局的有效方法之一。尤其在采購占平均銷售金額比重逐漸增加的趨勢下,降低采購成本,則是采購人員提供企業附加值最直接的方式。


二、降低采購成本的十大手法
根據統計全美Fortune200公司所使用的成本降低手法,最有效果的前十項如下,由于各手法的執行成效因企業而異,以下十項并無優先順序可言。
1. Value Analysis(
價值分析,VA) 

2. Value Engineering(
價值工程,VE):針對產品或服務的功能加以研究,以最低的生命周期成本,透過剔除、簡化、變更、替代等方法,來達成降低成本的目的。價值分析是使用于新產品工程設計階段。而價值工程則是針對現有產品的功能/成本,做系統化的研究與分析,但現今價值分析與價值工程已被視為同一概念使用。 

3. Negotiation
(談判):談判是買賣雙方為了各自目標,達成彼此認同的協議過程,這也是采購人員應具備的最基本能力。談判并不只限于價格方面,也適用于某些特定需求時,使用談判的方式,通常所能期望達到價格降低的幅度約為3~5%。如果希望達成更大的降幅,則需運用價格/成本分析,價值分析與價值工程(VA/VE)等手法。 

4. Target Costing
(目標成本法):管理學大師彼得·杜拉克(Peter F.Drucker)在企業的五大致命過失(Five deadly business sins)一文中提到,企業的第三個致命過失是,定價受成本的驅動(cost-driven pricing)。大多數美國公司,以及幾乎所有的歐洲公司,都是以成本加上利潤率來制定產品的價格。然而,他們剛把產品推向市場,便不得不開始削減價格,重新設計那些花費太大的產品,并承擔損失,而且,他們常常因為價格不正確,而不得不放棄一種很好的產品。產品的研發應以市場樂意支付的價格為前提,因此必須假設競爭者產品的上市價,然后再來制定公司產品的價格。由于定價受成本驅動的舊思考模式,使得美國民生電子業不復存在:另外,豐田和日產把德國的豪華型轎車擠出了美國市場,便是采用價格引導成本(price-driven costing)的結果。 

5. Early Supplier Involvement
(早期供應商參與,ESI):這是在產品設計初期,選擇讓具有移伴關系的供應商參與新產品開發小組。經由早期供應商參與的方式,新產品開發小組對供應商提出性能規格(Performance Specification)的要求,借助供應商的專業知識來達到降低成本的目的。 

6. Leveraging Purchases
(杠桿采購):各事業單位,或不同部門的需求量,以集中擴大采購量,而增加議價空間的方式為之。避免各自采購,造成組織內不同事業單位,向同一個供應商采購相同零件,卻價格不同,但彼此并不知的情形,平白喪失節省采購成本的機會。 

7. Consortium Purchasing
(聯合采購):主要發生于非營利事業的采購,如醫院、學校等,經由統合各不同采購組織的需求量,以獲得較好的數量折扣價格。這也被應用于一般商業活動之中,應運而起的新興行業有第三者采購(Third-party Purchasing),專門替那些MRO需求量不大的企業單位服務。 

8. Design for Purchase
(為便利采購而設計,DFP):自制與外購(make or buy)的策略,在產品的設計階段,利用協力廠的標準制程與技術,以及使用工業標準零件,方便原物料取得的便利性,如此一來,不僅大大減少了自制所需的技術支援,同時也降低了生產所需的成本。 

9. Cost and Price Analysis
(價格與成本分析):這是專業采購的基本工具,了解成本結構的基本要素,對采購者是非常重要的,如果采購不了解所買物品的成本結構,就不能算是了解所買的物品是否為公平合理的價格,同時也會失去許多降低采購成本的機會。 

10. Standardization
(標準化):實施規格的標準化,為不同的產品項目、夾治具或零件使用共通的設計/規格,或降低訂制項目的數目,以規模經濟量,達到降低制造成本的目的。但這只是標準化的其中一環,組織應擴大標準化的范圍至作業程序,及制程上,以獲得更大的效益。

三、影響采購成本策略的因素
以上的成本降低手法,你應該如何選擇適合的,在擬定采購策略的時候,應同時考慮下列幾項采購相關的情況。
1. 
所采購產品或服務的型態。 
2. 
產品所處的生命周期階段。 
3. 
年需求量與年采購總金額。 
4. 
與供應商之間的關系。
首先,所采購產品或服務的型態,是屬于一次性的采購,或者是持續性的采購。這應是采購最基本的認知,如果采購的型態有所轉變,策略也必須跟著作調整,持續性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購,但一次性采購的金額如果相當龐大,也不可忽視其成本節省的效能。 
接下來,年需求量與年采購總金額各為多少,這關系到在與供應商議價時,是否能得到較好的議價優勢。但采購量又與產品所在其生命周期(Product Life Cycle)所處的階段有直接的關系,產品由導入期、成長期到成熟期的過程中,采購量會逐漸放大,直到衰退期出現,采購量才會逐漸縮小。以3C產業為例,非常明顯的,產品生命周期有逐漸縮短的趨勢。
最后,則是與供應商之間的關系,從賣方、傳統的供應商、認可的供應商,到與供應商維持移伴關系,進而結為策略聯盟,對成本資料的分享方式也不同。如果與供應商的關系普通,一般而言,是比較不容易得到詳細的成本機構資料,只有與供應商維持較密切的關系,彼此互信合作時,才有辦法做到。 

四、降低采購成本的策略-依產品生命周期來訂定
采購項目在其產品生命周期的過程中,可以分為下四個時期,各有其適用的手法。
1) 
導入期(Emergence):新技術的制樣,或產品開發階段。供應商早期參與、價值分析、目標成本法以及為便利采購而設計都是可以利用的手法。
2) 
成長期(Growth):新技術正式產品化量產上市,且產品被市場廣泛接受。采購可以利用需求量大幅成長的優勢,進行杠桿采購獲得成效。
3) 
成熟期(Maturity):生產或技術達到穩定的階段,產品已穩定的供應到市場上。價值工程、標準化的動作可以更進一步地找出不必要的成本,并做到節省成本的目的。
4) 
衰退期(Decline):產品或技術即將過時(obsolescence)或將衰退,并有替代產品出現,因為需求量已在縮減之中,此時再大張旗鼓降低采購成本已無多大意義。

五、降低采購成本的策略-依采購特性及于供應商之關系來訂定

采購的特性

LeveragePurchase
橫桿采購

StrategicPurchse
策略性采購

Low-ImpactPurchas
影響性較小的采購

CriticalPurchas
重要計劃的采購

常態性

一次性


與供應商的關系
1)影響性較小的采購(Low-Impact Purchase):影響性較小的采購部分,其金額雖然不高,但是,也必須確認所取得的價格與一般市售價格比較,是屬于公平合理的價格,采購人員切記,勿讓花費在價格分析上的成本高于采購的實際金額。
 [
策略]:采用快速、低成本的價格分析(Price Analysis)方法。
1. 
比較分析各供應商報價。
2. 
比較目錄或市場價格。
3. 
比較過去的采購價格記錄。
4. 
比較類似產品采購的價格。
2
)杠桿采購(Leverage Purchase):杠桿采購指的是長期持續性的隨機采購,但卻不愿意與供應商維持比較密切的合作關系,這可能是對價格的波動特別敏感,或是產品上市的壽命非常短所導致,使得采購不得不隨時尋找價格最低的供應商以茲因應。因此,采購人員需要花費較多時間來進行價格上的分析。 
 [
策略]:采用價格分析并以成本分析為輔助工具。
1. 
價值分析(Value Analysis)
2. 
分析供應商提供的成本結構。
3. 
進行成本估算(Cost Estimates)
4. 
計算整體擁有成本(TCO)。
3
)重要計劃的采購(Critical Purchase):重要計劃的采購包括一次性,或非經常性的花費,通常其采購金額都相當大,如主要機器設備、資訊系統、或廠房設施等。
 [
策略]:采用成本分析為主要方法。
計算整體擁有成本
分析整個供應鏈的成本結構。
如果重要計劃的采購案一旦變成重復性的例行采購,則必須考慮使用策略性采購中所提的方法。
4
)策略性采購(Strategic Purchase):策略性采購代表非常重要的持續性采購案,采購人員較希望與供應商建立長期,或許聯盟性質的關系。公司應該花較多時間在成本與價格分析上,這是因為所收到的效益會比較大。
 [
策略]:采用成本分析為主要方法。
1. 
分析供應商移伴的詳細成本資料(Open books),并找出可能改善的部分。
2. 
計算整體擁有成本(TCO)。
3. 
分析整個供應鏈的成本結構。
4. 
使用目標成本法(Target Costing)。
5. 
讓采購或/及供應商早期參與新產品開發(EPI/ESI)。 

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